WPS 365在线会议行政办公解决方案｜AI纪要+档案数字化+混合云部署+公文协同审阅

01

WPS 365在线会议行政办公全场景解决方案

针对行政办公中会议档案分散、版本混乱及跨部门协作低效等痛点，WPS 365在线会议行政办公解决方案提供从会前预约到会后归档的全流程数字化能力。用户可通过日历一键发起会议并设置议程，支持Windows、Mac、iOS、Android及网页版多端实时入会，主持人可灵活管控静音与共享权限，配合端到端加密、动态水印及阅后即焚机制，确保涉密公文与会议资料在传输、协作、归档各环节的安全合规。
该方案深度融合WPS云文档与AI能力，实现会议录音、纪要及签批文件一键归集至统一知识库，支持按议题、发言人进行全文检索与权限分级管理。商业高级版及以上套餐提供听记、全文翻译及日志审计功能，商业旗舰版则开放完整的AI Hub与AI纪要分析能力，可自动提炼决策要点并生成督办清单，对接OA系统实现闭环管理。需要说明的是，WPS项目管理、合同及电子签等功能需额外加价购买，部分高级AI能力需联系销售开通。
目前，该方案已在金融、教育、医疗等行业落地应用，如某股份制银行通过混合云架构实现全行会议系统统一，某三甲医院借助私有化部署满足医疗数据安全合规要求。不同规模组织可根据实际需求选择体验版、商业协作版、商业高级版或商业旗舰版，体验版提供基础协作与限量AI功能，商业版则按199元至599元/人/年不等提供阶梯式存储空间与Office授权组合，满足从基础行同到全栈AI集成的差异化需求。

02

混合云部署与硬件利旧适配的行业实践

针对大型集团及政企客户多分支架构下的会议系统割裂与数据合规要求，WPS会议提供混合云部署与Rooms硬件利旧方案，实现核心数据本地化与全球节点加速的灵活平衡。金融级端到端加密确保会议内容传输安全，配合私有化存储满足政府机关、金融机构及三甲医院等对电子文件归档的合规要求。某股份制银行通过混合云架构统一总行与150家分行会议系统，复用原有某科某与某头部互联网公司终端节省数千万设备更新费用；某跨国汽车零部件集团采用国内私有化保障核心技术安全，海外通过全球加速节点连接欧美亚工厂，实现研发与生产部门实时协同。
在行政办公场景深度适配方面，Rooms智能终端方案支持利旧现有Polycom、某科某等多品牌视频会议设备，通过统一管理平台实现全院/全网点会议室资源智能调度。某三甲综合医院深度对接PACS与HIS系统，在主任诊室部署Rooms终端实现一键发起MDT会诊，年开展远程会诊超3000例；某双一流高校完成三校区行政与教学会议平台统一，会议室白天教学晚上开会，利用率提升三倍。
配合公文协同审阅功能，会议中可直接调用WPS云文档进行涉密文件会签，支持临时权限自动回收与动态水印防护，确保敏感资料不出域。AI智能纪要自动识别中英文并生成技术文档与督办清单，对接OA系统实现决策事项全流程跟踪，满足政企单位从会议召开到知识沉淀的全生命周期管理需求。

03

会议档案数字化与知识资产全周期管理

针对行政会议档案分散存储、历史纪要检索困难及核心知识随人员离职流失等管理痛点，WPS会议构建符合电子文件归档规范的会议知识资产库。系统支持会议录音、录像、纪要及签批文件一键归档至统一知识库，按会议类型、时间、部门自动分类，并可对历史资料进行AI结构化处理，建立按议题、决策事项、发言人维度的全文检索体系，确保组织经验资产永久留存与高效复用。
在信息安全层面，方案深度融合公文协同审阅与精细化权限管控，针对涉密会议资料提供临时权限设置、阅后即焚及自动回收机制，配合动态水印、防截屏与操作全程留痕功能，满足政府机关、金融机构及涉密企业的保密合规要求。结合智能会务管理能力，AI自动提炼决策要点生成标准化纪要，识别待办事项并对接OA系统形成督办任务，实现会前预约、会中协作到会后代办跟踪的全流程数字化闭环，有效解决跨部门会议资料版本混乱与决策落实缺乏依据的难题。

04

全场景智能会务操作与跨端协作体验

聚焦会前便捷发起、会中精准管控与会后智能转化的全场景操作体验。行政人员可通过WPS 365日历一键预约会议时间、设置详细议程并自动发送通知，参会人无论使用Windows、Mac、iOS、Android或网页端均可实时同步入会，满足高管移动办公与跨校区、跨国企业的灵活参会需求。会中主持人通过控制栏对全体或单个参会者进行静音管理、屏幕共享权限分配，并可设置联席主持人，确保大型行政会议高效有序；针对全员大会或公开述职，直播功能支持将会议画面实时推送给未入会人员，提供观看统计与互动能力，录制文件自动保存至云空间并生成分享链接，支持密码保护与精细化权限设置。
在跨组织协作场景下，外部人员无需下载客户端，通过浏览器即可直接入会，完美适配金融机构与监管单位、三甲医院与基层医院、跨国集团与海外工厂等跨组织临时会议需求。系统采用端到端加密传输，支持会议密码、锁定会议及动态水印等多重防护，确保涉密公文会签与远程评审的数据安全。结合AI智能纪要能力，系统实时转写领导讲话并自动区分发言人，会后一键生成标准化会议纪要、决策要点及待办事项清单，对接OA系统形成督办任务，解决传统人工记录易遗漏、整理耗时长的痛点。同时提供网络异常排查指引与专业技术支持，确保复杂网络环境下的会议稳定性与99.9%的可用性保障。

05行业标杆案例

06WPS行政办公在线会议数字化闭环方案

WPS 365在线会议行政办公解决方案针对会议档案分散、协作低效等痛点，提供从会前预约、会中管控到会后归档的全流程数字化能力。支持多端实时入会、端到端加密及动态水印等安全机制，深度融合AI实现智能纪要、决策提炼与OA督办闭环。提供混合云、私有化等灵活部署方式，已在金融、教育、医疗等行业落地，通过Rooms硬件利旧与知识库构建，实现会议资产沉淀与跨组织高效协同，满足政企客户合规与降本增效需求。