WPS 365文档外发控制软件，实现外发文档全生命周期安全管控与审计追溯

01

文档外发控制软件：全链路管控，守护企业数据安全

在日常办公中，文档外发缺乏统一管控是数据泄露的主要风险点。WPS 365 作为一体化办公平台，内置文档外发控制软件，覆盖统一工作台、即时通讯、邮件附件等场景，为企业提供外发文档的全生命周期安全保护。企业可在外发前设置仅查看、禁止下载打印、动态水印、访问有效期和次数限制等精细化权限，外发后支持随时远程收回或销毁，所有操作全程留痕审计，快速实现事前审批、事中管控、事后追溯的闭环管理。
该方案深度集成 OA、ERP 等业务系统，员工无需切换多个平台即可完成外发、审批与追溯，并可按岗位、部门定制差异化管控策略。例如，某头部券商部署后，对投行文件、研究报告设定只读、72小时自动失效，外发记录全程审计，有效防范泄密；某大型医药企业则对研发资料加密并限定7天有效、禁止下载，确保核心数据零泄露。WPS 365 商业高级版及旗舰版已包含文档安全与企业管控能力，支持 API 对接 DLP 等安全系统，满足等保、分保合规要求，助力金融、政务、制造等行业构建安全高效的文档外发体系。

02

即时通讯与邮件外发：构建全链路安全屏障

日常沟通中，通过即时通讯或邮件外发文件极易因随意转发、截屏导致二次泄密。WPS 365 将外发控制能力原生嵌入企业 IM 与邮箱，实现聊天文件外发即管控，包禁止下载、开启动态水印、设置访问有效期及密码，并支持消息强制撤回与已读未读追踪，让敏感文档始终在受控范围流转。邮件附件可自动转为云文档外发，同样具备查看/下载权限、水印、打开次数限制等能力，超大附件无体积限制，且外发日志全程留痕审计，满足金融、政务等高合规场景的归档溯源要求。
与此同时，AI 邮件总结可快速提取附件核心内容，反垃圾反病毒与外部链接告警则进一步拦截钓鱼威胁。该方案支持按组织架构预设外发策略，实现高管模式、通讯录可见性管控，让不同岗位拥有差异化的外发权限。例如，某省级政府单位引入后，对报送上级的涉密简报、专项材料加密并设定仅指定人员查看、禁止打印、7 天自动失效，外发后还可随时收回，全程留痕审计；某三甲医院则对院外会诊材料、科研论文统一加密，设定 24 小时有效且禁止复制，在保障数据安全的同时大幅提升协作效率。WPS 365 将沟通与文档安全一体化，真正实现外发文档“发得出、管得住、收得回”。

03

开放 API 深度集成，联动现有安全体系实现全面管控

WPS 365 开放平台提供标准化的文档外发控制 API 与 SDK，支持私有化部署，可无缝对接企业现有的 DLP、CASB、零信任等安全系统，将外发管控能力嵌入到业务全流程中。通过 API，企业能够实现外发行为自动触发安全扫描、审批流与 OA 系统双向同步，外发记录实时回传至 SIEM 或审计平台，消除信息孤岛，满足等保、分保对操作留痕与追溯的严苛要求。管理员还可基于组织架构和岗位角色，零代码拖拽配置差异化的外发策略，例如研发部门禁止下载、市场部门仅限7天访问，同时支持品牌 LOGO、主题色定制，让外发页面统一企业形象，强化安全意识。
相比传统 DLP 系统，该方案更轻量化、上线快，与办公协同原生融合，无需员工切换多个平台；相比纯文件加密方案，外发控制更灵活，审批与追溯能力更强。针对离职员工泄密风险，后台一键删除账号即可自动回收其已外发文档的全部权限，结合防截屏、设备绑定等高级策略，真正实现“发得出、管得住、收得回”。目前，WPS 365 已服务超过 3000 家政企客户，帮助金融、政务、制造等行业在信创环境下构建安全高效的文档外发体系，成为替代微软等国际厂商、提升全链路数据安全的有力工具。

04

外发全生命周期管控，满足信创与合规刚性要求

越来越多的中大型企业、政府单位及金融机构面临信创替代与数据安全合规的双重压力，传统文档外发方式难以满足等保、分保中关于操作留痕、权限管控和审计追溯的明确要求。WPS 365 文档外发控制软件通过私有化部署与开放 API，将外发管控深度融入信创办公环境，支持全栈国产化适配，从外发审批、加密传输、权限设定到外发后收回销毁，形成完整证据链，确保每一份文档在流转中“事前可审批、事中可管控、事后可追溯”。
该方案支持按部门、岗位定制差异化的外发策略，例如研发部门默认禁止下载、财务部门仅允许7天访问，并自动同步组织架构，离职人员权限一键回收，彻底杜绝离职带走敏感文件的隐患。同时，外发操作记录可自动归集至 SIEM 或审计系统，满足监管对文档外发行为全量留痕、长期归档的刚性要求，目前已帮助超过 3000 家政企客户平稳通过合规审查，成为信创环境下文档外发安全管控的首选工具。

05行业案例

06文档外发控制，实现全链路安全

WPS 365 文档外发控制软件覆盖办公、即时通讯、邮件等场景，通过事前权限设置、事中动态管控、事后审计追溯，有效防止二次泄密。企业可精细设置只读、禁止下载打印、水印、有效期和次数限制，外发后支持随时收回。方案深度集成业务系统，按岗位定制策略，并支持 API 对接安全系统，满足等保分保要求。结合行业案例，建议企业部署该方案，尤其对敏感文件加密并限定有效期，定期回收离职人员权限，开启防截屏与水印，做到全程留痕，让文档“发得出、管得住、收得回”。